Quanto custa registrar um funcionário? O custo real acima do salário

Registrar um funcionário custa entre 1,4 e 1,8 vez o salário dele, dependendo do regime tributário da empresa. Um empregado com salário de R$ 2.000 custa de R$ 2.800 a R$ 3.600 por mês quando se somam FGTS, encargos, provisões de férias e de décimo terceiro.

Esse multiplicador é a informação que falta na maioria das decisões de contratação de empresa pequena. Quem calcula só o salário descobre o resto no primeiro décimo terceiro, e é aí que o caixa aperta.

Este texto é informativo e não substitui orientação jurídica. Valores, prazos e pisos mudam por estado, por convenção coletiva e por ano: confirme com um profissional antes de decidir.

Quanto custa registrar um funcionário: a composição

A diferença entre os regimes

Empresas de alguns setores podem estar sujeitas a regras específicas de contribuição, o que altera a conta. Confirme com a contabilidade qual enquadramento se aplica antes de fechar orçamento de contratação.

Os custos que não entram no multiplicador

• Vale-transporte: a empresa custeia o que passar de 6% do salário do empregado.
• Vale-alimentação ou refeição: quando previsto em convenção coletiva, vira obrigatório.
• Exames ocupacionais: admissional, periódico e demissional, por conta da empresa.
• Uniforme e equipamento de proteção: obrigatórios quando a atividade exigir.
• Adicionais de ambiente ou de turno: mudam a base de tudo o que vem depois.
• Contabilidade da folha: custo por empregado cobrado pelo escritório contábil.

Simulação de um posto de trabalho

Para um salário de R$ 2.000 em empresa do Simples, com vale-transporte e vale-refeição de convenção, o custo mensal total costuma ficar entre R$ 3.100 e R$ 3.400. No lucro presumido, entre R$ 3.500 e R$ 3.900. Sobre doze meses, a diferença entre calcular pelo salário e calcular pelo custo real passa de R$ 15 mil por empregado.

Onde cada parcela é regulada

O FGTS tem prazo próprio de recolhimento e prazo específico na rescisão, e o descumprimento gera multa ao trabalhador: os prazos estão em prazo para a empresa pagar o FGTS.

Se a atividade envolver agentes nocivos, entra o adicional de ambiente, cuja base de cálculo é discutida: veja a base de cálculo da insalubridade.

O salário de partida não é livre: a categoria costuma ter piso em convenção coletiva, como mostra piso salarial do comércio.

Nas férias, o empregado pode pedir a conversão de um terço em dinheiro, o que antecipa desembolso: a regra está em a empresa é obrigada a comprar 10 dias de férias.

E quem tem empresa deve lembrar que o negócio também entra na sucessão, com custo próprio, tema de valor de um inventário, que fica bem menor quando o caso permite o inventário feito em cartório.

Como reduzir o custo sem irregularidade

• Revise o enquadramento tributário com a contabilidade: em vários casos o regime define mais o custo de folha que o próprio salário.
• Use contratos previstos em lei quando cabem, como o de tempo parcial, o intermitente e o de experiência, cada um com regra própria.
• Considere o aprendiz e o estagiário, que têm regime específico e finalidade formativa, com regras que precisam ser cumpridas.
• Negocie benefícios na convenção em vez de conceder por liberalidade, porque o que vira habitual se incorpora.
• Provisione mensalmente férias, décimo terceiro e multa, para não sentir o desembolso concentrado.

O que não é redução, é risco

Registrar com salário abaixo do real e complementar por fora, contratar como pessoa jurídica quem trabalha como empregado, ou marcar ponto que não corresponde à jornada são práticas que reduzem o custo aparente e criam passivo. Reconhecido o vínculo ou a diferença, tudo é cobrado retroativamente, com correção e multa, e o valor final supera em muito o que se economizou.

O custo do desligamento

Na demissão sem justa causa entram aviso prévio, férias proporcionais com um terço, décimo terceiro proporcional e a multa sobre o saldo do FGTS. Somados, costumam representar de um a dois salários adicionais, e é a parcela que mais surpreende quem não provisionou.

Perguntas frequentes sobre o custo de registrar um funcionário

Quanto custa registrar um funcionário com salário mínimo?

Entre 1,4 e 1,8 vez o valor do salário, conforme o regime tributário, somando FGTS, encargos e provisões de férias e décimo terceiro. Benefícios de convenção coletiva entram por cima disso.

Qual o custo de um funcionário no Simples Nacional?

Em torno de 1,4 a 1,5 vez o salário, porque na maioria dos anexos a contribuição patronal já está embutida na guia única do regime, o que reduz o encargo da folha.

O vale-transporte é obrigatório?

É obrigatório quando o empregado solicita. A empresa desconta até 6% do salário e custeia a diferença, sem limite fixo por lei para essa parte complementar.

Vale a pena contratar como pessoa jurídica?

Depende, e o risco é real: quando há subordinação, pessoalidade, habitualidade e salário, a relação pode ser reconhecida como emprego, gerando cobrança retroativa de tudo o que não foi pago, com multa.

Quanto provisionar por mês para não ser surpreendido?

Cerca de 25% do salário só para férias, décimo terceiro e FGTS sobre eles, mais a multa rescisória se houver risco de desligamento. Provisionar mensalmente evita o aperto de caixa em dezembro e nas férias.